Хранение файлов

Хранить все ваши файлы !нужно! в синхронизированной папке в хранилище (MegaSync, Яндекс Диск и тд).
Т.к. мы храним, в основном, текстовые файлы (и пару гигабайт сканов), то размер хранилища не выйдет за пределы бесплатных тарифов.

Когда-нибудь у вас навернется ноут или жесткий диск и вам будет очень весело. Хранилище через любой сервис обеспечит доступ из браузера с любого компа, доступ с телефона через приложение – в любое время в любом месте.

Так же, это позволяет нескольким людям пользоваться одними и теми же документами, особенно когда есть разделение на председателя и бухгалтера (где второй почти всегда имеет основную работу). Создавать слой в трое рук для простейших вопросов – рецепт по скорому закрытию ТСЖ.

"Где письмо с ответом для налоговой? Ой, оно у меня на компе! А нет, в телеграме посмотри, я тебе отправлял туда! А нет, оно в вацапе!"

В итоге оно было на почте в корзине.

Организация файлов

Все нужно обязательно максимально организовывать и категорировать (категоризировать?).

Инвестиция каждой минуты в организацию делает а) процесс начислений и работы ТСЖ простым и понятным, без лишних нервов в пустую б) колоссально экономит время на поиск чего-либо.

Поиск по названиям файлов или внутренностям всегда будет вас подводить.

Свою нынешнюю систему организации я, мягко сказать, не могу назвать идеальной – она эволюционировала сама по себе за 8 лет (вот где она была), в то время, когда я ничего в ней не понимал.

Но даже она лучше, чем ничего:

Прекрасные папки Charter для устава, Pravlenie для пяти протоколов и Random, в которой, буквально, мусор.

Не надо так.

С 2023 я пользуюсь системой Johnny.Decimal, по которой организован этот сайт.

Ссылка на автоматический перевод и ссылка на английский оригинал.

Когда-нибудь я реорганизую свой завал и в нем можно будет легче находить файлы.

Папка Письма организована чуть лучше, по получателям:

Папка с письмами для Администрации организована так:

В конец файла я всегда проставляю дату, указанную внутри документа, хоть и всегда пользуюсь сортировкой По дате в Проводнике (и дата в конце файла не поможет при сортировке). Но вбить дату – 2 секунды, а в итоге экономит намного больше при поиске.

На удивление, Total Commander для взаимодействия с документами и хранилищем я не использую вообще, только Проводник. Это единственный в жизни случай, когда TC неудобен.

Папка Отчеты – Администрация через Проводник:

Использование правильной организации очень важно, особенно когда, в какой-то момент уж точно, произойдет смена председателя.

Довольно весело передавать все накопленные "цифровые оригиналы документов", когда это просто папка с пятью сотнями файлов.

Если у вас каждый месяц есть более трех файлов – закидывайте их в папки годов, иначе это все взрывается из под контроля уже после первого года.

Древо пути до папки с реестрами онлайн платежей и файлы в ней:

Моя папка хранилища это:

• 928 папок
• 8237 файлов
• 2.15Гб размером

Только сканов на 1337 файлов, 147 реестров онлайн платежей, 2635 реестров от Открытия.

Если это не имеет хоть какой-либо организации, то уже через год вы застрелитесь или уволитесь.

Путь и внутренности папки с реестрами Открытия:

Можете посчитать сколько папок здесь за 8 лет, по 12 месяцев. А файлов там по 15 штук в каждой. А теперь в голове вывалите это все в одну папку и подумайте.

Приколы с 1С

Пробелы, точки в именах и длина названий

1С то норм, когда в именах есть пробелы, то она считает это за два разных файла и выдает две ошибки, что D:\1C\files\Выписка и 10.01.2023.xlsx "не найдены". На точки у нее тоже порой триггер с непонятными ошибками.

Используйте ГорбатыйРегистр . Максимально используйте нижние подчеркивания ___ и дефисы --- для разделений. Подчеркивания – для разделения групп, а дефисы для разделения внутри групп.

1С не любит длинные пути (очень похоже, что ограничена 122 символами?), часто не любит пробелы в именах, поэтому те файлы, которые взаимодействуют с ней, но хранятся в общем хранилище (реестры показаний ЭЭ; реестры платежей, которые мы в нее грузим) должны иметь максимальной краткий путь и названия без пробелов.

SBER_01_07-12-2022_13-01-2023_Kap.xlsx

Это – файл реестра онлайн платежей, сформированный из выписки. SBER – это откуда он, есть файлы с OPEN; 01 – месяц; 07-12-2022 – начальная дата реестра; 13-01-2023 – конечная; Kap – капитальный ремонт, еще есть Sod.

Название этого файла уже 38 символов, поэтому упереться в 255 не так то и сложно. А полный путь f:\MEGASync\GKHDocs\Файлы\Реестры МДМ Онлайн\2023\SBER_KR\SBER_01_07-12-2022_13-01-2023_Kap.xlsx – 97 символов.

Назвать более развернуто на 30 символов длиннее и 1С посыплет непонятные ошибки при загрузке или буквально не вместит путь:

Сортировка и цифры в именах

Как думаете отсортируется такой список файлов?

1_2023_registry_01.xlsx
5_2023_registry_01.xlsx
11_2023_registry_01.xlsx
2_2024_registry_01.xlsx
12_2024_registry_01.xlsx

Легко и логично:

1_2023_registry_01.xlsx
2_2024_registry_01.xlsx
5_2023_registry_01.xlsx
11_2023_registry_01.xlsx
12_2024_registry_01.xlsx

Обратите внимание на год.

1С вообще отсортирует вам вот так:

1_2023_registry_01.xlsx
11_2023_registry_01.xlsx
12_2024_registry_01.xlsx
2_2024_registry_01.xlsx
5_2023_registry_01.xlsx

Поэтому сортировка должна ориентироваться на алфавит, порядок символов и цифр.

Месяца всегда записывайте двумя числами (01, 03, 11, 12), а если указываете и месяц и год, то год ставьте в начало названия.

Формат всегда должен быть ГГГГ_ММ_ДД – год (2023, 4 цифры), месяц (05, 2 цифры), день (08, две цифры).

Когда дата не важна для сортировки и при поиске вы думаете именно про тему документа, то дату можно ставить в конце имени. Например, у писем важнее тема. У справок – вид и номер квартиры, а не дата выдачи (Справка о проживании 196 О составе Арсений 24 12 2021.docx).

Итог

Организуйте, организуйте, организуйте. Давайте развернутые имена по темам, вписывайте даты в названия файлов.

Если у вас дата в начале файла – сперва год, потом месяц, потом день, иначе надеяться придется только на сортировку по Дате изменения.

Примеры названий файлов:

Заявление Ленина 42 5 подъезд 16 11 2020.docx
Ответ врачу по обработке подъездов 5 8 20 11 2020.docx
Центр занятости Об объявлении и вакансии дворника 14 10 2019.docx
Заявление перерасчет 12 квартира ХВС ГВС 16 08 2023.docx
2018 Ответ на тр 6-НДФЛ за 2017 Строки 120 за 09 мес в 4 квартале 6-Н от 13 12 2018.docx
2022 Ответ на тр РСВ расхождения 25 01 2022.docx
Капитальный ремонт на 2020 04.xlsx
Капитальный ремонт на 2020 04 Сопроводительное.docx
Ленина 42 ТСЖ Кедр 12 Декабрь 2023 Watermeter.xlsx
22-ЖКХ 2023 3 квартал Наш Дом.xlsx

В примерах выше можно заметить год в начале названий файлов, последовательность "12 Декабрь 2023" – это все последствия кривой организации, начатой давно и тянущейся до сих пор.

Это – плохо, так не надо.

Совет по организации